Pour créer une facture en Suisse, indiquez qui facture, à quel client, pour quelle prestation et pour quel montant. Ajoutez la date ou la période de la prestation, les informations de paiement et, si votre entreprise est assujettie, les indications de TVA.
Ce guide vous aide à préparer votre première facture avec un exemple chiffré, une liste des mentions à vérifier et les étapes à suivre. Vous pouvez aussi utiliser le logiciel de facturation suisse gratuit d’Entreprendre.ch pour créer vos devis et vos QR-factures en ligne.
Créer une facture en Suisse : l’essentiel
- Identifiez les deux parties : votre entreprise ou votre nom d’indépendant, puis le nom et l’adresse du client.
- Décrivez ce qui est facturé : prestation, quantité, période et prix convenu.
- Vérifiez la TVA : les mentions dépendent de votre assujettissement et de la prestation.
- Facilitez le règlement : un numéro de facture unique, une échéance convenue et des coordonnées de paiement exactes.
- Gardez une trace : conservez la facture envoyée, ses éventuelles corrections et les justificatifs de paiement.
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Quelles mentions inclure sur une facture en Suisse ?
La facture doit permettre de retrouver la vente dans votre comptabilité. Pour la TVA, des exigences formelles précises s’ajoutent. Le tableau distingue ces mentions des informations pratiques qui facilitent le paiement. Le numéro de facture et l’échéance sont utiles au suivi ; ils ne figurent pas parmi les mentions expressément énumérées à l’article 26 LTVA.
| Information | Ce qu’il faut indiquer | À retenir |
|---|---|---|
| Émetteur | Nom ou raison sociale et adresse complète. | Utilisez l’identité de la personne ou de l’entreprise qui fournit la prestation. |
| Destinataire | Nom ou raison sociale et adresse du client. | Une facture adressée à la mauvaise entité peut retarder son traitement. |
| Date de la prestation | Date ou période de livraison ou de réalisation. | À préciser si elle diffère de la date de facturation. |
| Prestation | Nature, objet et étendue du service ou du bien livré. | Ajoutez quantités, heures ou forfaits pour rendre le montant compréhensible. |
| Montant | Prix de la prestation et total dû, avec la devise. | Faites apparaître distinctement les rabais et les acomptes éventuels. |
| TVA, si applicable | Numéro TVA du fournisseur, taux et montant de taxe. | Si la taxe est comprise dans le prix, l’indication du taux suffit selon la LTVA. |
| Référence et date de facture | Un numéro unique et la date d’émission. | Recommandés pour classer les documents et identifier les paiements. |
| Paiement | Échéance convenue, titulaire du compte et IBAN ou section QR. | Reprenez les conditions acceptées avec le client. |
Le Portail PME du SECO précise les critères de facturation en matière de TVA. Une facture B2B complète reste le choix le plus simple pour éviter les demandes de correction.
Exemple de facture suisse avec TVA
Voici un exemple fictif pour une prestation de conseil soumise au taux normal. Les montants et les coordonnées servent uniquement à illustrer la présentation ; remplacez chaque information par celle de votre activité.
Facture n° 2026-015
Émetteur
Votre entreprise
Rue et numéro
NPA et localité
Votre numéro CHE… TVA
Client
Entreprise cliente
Rue et numéro
NPA et localité
Date de facture : 8 septembre 2026
Prestation : conseil réalisé en août 2026
Échéance : 8 octobre 2026, selon le délai convenu
| Description | Quantité | Prix unitaire HT | Total HT |
|---|---|---|---|
| Conseil et accompagnement du projet | 8 heures | 150.00 | 1’200.00 |
Sous-total hors taxe : 1’200.00 CHF
TVA à 8,1 % : 97.20 CHF
Total à payer : 1’297.20 CHF
Paiement : votre IBAN et le nom du titulaire du compte, ou une section de paiement QR générée avec votre outil. Demandez au client d’indiquer la référence 2026-015 lors d’un virement classique.
Le calcul est le suivant : 1’200 × 8,1 % = 97.20 CHF de TVA. Le total TTC correspond à 1’200 + 97.20. Si un acompte a déjà été payé, indiquez-le distinctement pour rendre le solde restant évident.
Comment facturer avec ou sans TVA ?
Votre entreprise est assujettie
Pour une prestation imposable, appliquez le taux qui correspond à ce que vous vendez. Indiquez votre numéro TVA et présentez clairement la taxe. Si plusieurs taux figurent sur la même facture, séparez les bases et la TVA correspondantes.
Votre entreprise n’est pas assujettie
Vous ne facturez pas de TVA suisse. Une précision telle que « Entreprise non assujettie à la TVA » peut aider le client à comprendre la facture. Évitez de présenter ce cas comme une opération taxée à 0 %.
| Taux | Application courante |
|---|---|
| 8,1 % | Taux normal, notamment pour la plupart des prestations de conseil. |
| 2,6 % | Taux réduit pour certaines catégories, notamment des denrées alimentaires, médicaments et livres. |
| 3,8 % | Taux spécial pour les prestations d’hébergement concernées. |
Les catégories et exceptions sont détaillées par l’Administration fédérale des contributions. Votre statut et la nature de l’opération déterminent le traitement à retenir.
Comment créer une facture en 5 étapes ?
Vérifier les informations du client
Demandez la raison sociale exacte, l’adresse de facturation et, si nécessaire, la référence de commande. Identifiez aussi la personne ou le service qui doit recevoir la facture.
Reprendre la prestation convenue
Appuyez-vous sur le devis accepté, le contrat ou le détail de la commande. Décrivez les travaux réalisés et leur période avec des termes que votre client reconnaîtra.
Contrôler les montants et la TVA
Vérifiez les quantités, les prix, les rabais et les acomptes. Contrôlez votre statut TVA et le taux applicable avant de calculer le total.
Ajouter la référence et le paiement
Attribuez un numéro unique, indiquez la date et reprenez l’échéance convenue. Vérifiez le titulaire du compte et l’IBAN, ou générez une section QR avec votre logiciel.
Envoyer et suivre le règlement
Relisez le PDF final, transmettez-le au bon interlocuteur et gardez une copie. Une fois le paiement reçu et vérifié, marquez la facture comme payée.
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Créer une facture en Suisse, en vidéo
Retrouvez les explications de Romain Prieur pour préparer une facture claire et comprendre les informations à y faire figurer.
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À quoi sert une QR-facture ?
La QR-facture associe votre facture à une section de paiement comportant un Swiss QR Code. Le client le scanne avec son application bancaire pour reprendre les données de paiement. Le détail des prestations reste dans le corps de la facture.
Un QR-code ordinaire contenant un lien ne remplace pas une section de paiement suisse. Utilisez un générateur compatible et vérifiez la lisibilité du document avant l’envoi.
Quel outil utiliser pour créer ses factures ?
Un modèle Word ou Excel peut convenir pour une facture occasionnelle. Il demande de contrôler soi-même la numérotation, les calculs et les versions envoyées. Lorsque vous facturez régulièrement, un outil dédié permet de retrouver plus facilement vos clients et vos documents.
Le logiciel de facturation gratuit d’Entreprendre.ch permet de créer des devis, de les transformer en factures, de générer des QR-factures et de gérer vos fiches clients depuis votre navigateur.
- Des lignes personnalisables pour vos produits, heures ou forfaits.
- Des factures avec IBAN pour les paiements internationaux.
- Un statut à mettre à jour lorsque vous avez reçu le paiement.
Le suivi consiste à marquer vos factures comme payées après vérification de l’encaissement. Gardez ce contrôle dans votre routine de gestion.
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Quel délai de paiement prévoir et comment suivre les règlements ?
Convenez du délai avec votre client au moment du devis ou du contrat, puis reprenez-le sur la facture. Une date précise, par exemple « payable au 8 octobre 2026 », est plus facile à suivre qu’une formule vague.
Le délai de 30 jours est courant, mais ne constitue pas un délai légal universel pour toutes les factures en Suisse. Évitez aussi d’ajouter après coup des frais ou des conditions que le client n’a pas acceptés.
Une routine simple pour les factures en attente
- Une fois par semaine, rapprochez les factures ouvertes des paiements reçus.
- Vérifiez le montant, la référence et les éventuels paiements partiels.
- Si l’échéance est dépassée, contactez le client pour confirmer la réception et la date prévue du règlement.
- Conservez la trace des relances et des accords, notamment en cas de paiement échelonné.
Une facture impayée peut venir d’un oubli, d’un mauvais destinataire ou d’une contestation. Identifiez d’abord la cause. Si le blocage persiste, faites examiner les démarches de recouvrement adaptées à votre situation.
Comment corriger une facture déjà envoyée ?
Gardez une trace de la facture initiale et expliquez la correction au client. Selon le cas, établissez un document rectificatif ou une note de crédit faisant clairement référence au numéro d’origine. Si vous émettez une nouvelle facture, le lien entre les documents doit rester compréhensible.
Par exemple, si vous avez facturé huit heures alors que sept étaient dues, indiquez l’heure annulée et son montant. Pour une facture avec TVA, corrigez également la taxe correspondante. Vérifiez ensuite que votre suivi ne présente pas deux sommes à encaisser pour la même prestation.
Si la correction porte sur une TVA indiquée à tort ou trop élevée, l’article 27 LTVA prévoit notamment un document qui mentionne et annule la facture d’origine, avec une réception attestée par le destinataire. Coordonnez cette correction avec votre comptabilité.
Combien de temps conserver ses factures ?
Les factures constituent des pièces comptables. En règle générale, elles doivent être conservées pendant dix ans à compter de la fin de l’exercice concerné. Des obligations particulières peuvent imposer une durée plus longue, notamment pour certains documents liés aux immeubles en matière de TVA.
Une conservation électronique est possible si les documents restent lisibles, accessibles et traçables, avec une intégrité garantie. Un dossier contenant des PDF librement modifiables ne suffit pas, à lui seul, à démontrer le respect de toutes ces exigences. Le SECO détaille les règles de conservation.
Pour retrouver facilement un dossier, gardez ensemble le devis accepté, la facture, les corrections et la preuve de règlement. Vérifiez également que vous pourrez récupérer vos documents si vous changez de logiciel.
Les erreurs à éviter lors de la facturation
- Une prestation trop vague : « services divers » oblige le client à demander des précisions. Reprenez les termes du devis et la période concernée.
- Un ancien modèle mal adapté : vérifiez le client, la date, le taux de TVA et les coordonnées bancaires à chaque nouvelle facture.
- Un montant restant ambigu : faites apparaître les rabais, les acomptes déjà reçus et le solde exact.
- Deux factures portant le même numéro : utilisez une référence unique et évitez les doublons lors des copies de documents.
- Une correction sans explication : référencez la facture initiale et indiquez clairement quel document fait foi.
- Un statut « payé » trop tôt : contrôlez le paiement reçu avant de fermer la facture dans votre suivi.
Questions fréquentes sur les factures en Suisse
Peut-on faire une facture en tant que particulier en Suisse ?
Il est possible de documenter une vente privée par écrit, avec l’identité des parties, le bien vendu, la date et le prix. Si vous fournissez des prestations de manière régulière pour votre propre compte, faites vérifier votre statut d’indépendant auprès de la caisse AVS et vos obligations fiscales. La création d’une facture ne suffit pas à déterminer ce statut.
Faut-il créer une Sàrl pour émettre des factures ?
Vous pouvez facturer dans le cadre d’une activité en raison individuelle. Utilisez votre identité et votre adresse, puis vérifiez les obligations propres à votre activité, notamment concernant l’AVS, le registre du commerce et la TVA.
Comment faire une facture sans TVA en Suisse ?
Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, indiquez le prix de votre prestation et le montant à payer, sans ajouter de TVA suisse. Vous pouvez préciser que votre entreprise n’est pas assujettie. Cette situation est différente d’une prestation exonérée réalisée par une entreprise assujettie.
Le numéro de facture est-il obligatoire ?
Il ne figure pas parmi les mentions expressément énumérées à l’article 26 LTVA. Une référence unique est toutefois fortement recommandée pour assurer le suivi des paiements, éviter les doublons et retrouver chaque pièce comptable.
Une facture doit-elle être signée ?
Une signature n’est pas une condition générale pour chaque facture. Pour les documents électroniques, vous devez pouvoir établir leur authenticité et leur intégrité. Une signature électronique est un moyen possible ; des justificatifs et une traçabilité appropriée peuvent aussi servir de preuve.
Peut-on envoyer une facture en PDF par e-mail ?
Oui. Vérifiez que le document est lisible, complet et adressé au bon interlocuteur. Conservez la version effectivement envoyée et les pièces qui permettent de la relier à la prestation et au paiement.
La QR-facture remplace-t-elle le détail des prestations ?
Non. La section QR contient les données utiles au paiement. Le corps de votre facture doit toujours expliquer les produits ou les services, la période concernée et les montants facturés.
Doit-on toujours accorder 30 jours pour payer ?
Le délai dépend des conditions convenues et des règles applicables au contrat. Trente jours est un usage fréquent, pas une règle universelle. Précisez le délai dès le devis ou le contrat, puis indiquez l’échéance correspondante sur la facture.
Quelle différence entre une facture et une quittance ?
La facture détaille le montant facturé pour un bien ou un service. La quittance atteste qu’un paiement a été reçu. Vous pouvez aussi indiquer qu’une facture est acquittée après avoir vérifié son règlement.
Existe-t-il un logiciel suisse gratuit pour facturer ?
Oui. Le logiciel gratuit d’Entreprendre.ch permet de créer des devis, des factures et des QR-factures en ligne, puis de marquer les factures comme payées après réception du règlement.
Sources et vérification des informations
Pour vérifier les règles applicables à vos factures, consultez les références suivantes :
- Portail PME du SECO : facturation et mentions relatives à la TVA.
- AFC : taux de TVA en vigueur.
- AFC : liberté des moyens de preuve.
- SECO : conservation des pièces comptables.
Informations vérifiées le 8 septembre 2026. Pour une question propre à votre activité, notre équipe TVA peut vous accompagner.
Romain Prieur est expert-comptable diplômé et fondateur d’Entreprendre.ch. Après plus de dix ans d’expérience dans l’audit et l’accompagnement d’entreprises en Suisse, il conseille des entrepreneurs sur la création, la comptabilité et la fiscalité de leur société.
