Gestion de projet

On peut apparenter la gestion de projet avec la gestion d’une entreprise. Pendant la gestion de votre projet, vous devrez penser à répondre aux besoins, à atteindre les objectifs préalablement fixés, à respecter les contraintes qui vous sont imposées, à atteindre un certain niveau de qualité, à respecter les budgets, et à respecter les délais. 

Les pilotes d’un projet  

Pendant la mise en place d’un projet, on retrouve deux niveaux de gérant :

Le chef de projet 

Le chef de projet est la personne qui est à la tête de la gestion du projet et du comité de pilotage (aussi appelé COPIL). Il assume la responsabilité globale de la réalisation des objectifs fixés pour le projet. 

Ses tâches principales consistent à : 

• Définir les objectifs du projet ce qui inclut la compréhension des besoins, des contraintes et des attentes des parties prenantes. 
• Planifier et organiser les différentes phases du projet, établir un calendrier, répartir les tâches et gérer les ressources. 
• Coordonner les équipes impliquées pour qu’ils travaillent de manière coordonnée et respectent les objectifs et les délais fixés. 
• Gérer les risques et assurer la communication claire et régulière avec les parties prenantes sur l’état d’avancement du projet. 

Le Comité de Pilotage (COPIL)  

Le comité de pilotage est un groupe de décision composé généralement de directeurs ou de hauts responsables de différents secteurs de l’entreprise. 

Son rôle est de superviser le projet de manière plus générale, d’apporter une perspective externe et d’assurer que le projet s’aligne sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.  

Les fonctions principales du COPIL sont les suivantes : 

• Validation stratégique : Le COPIL examine la pertinence stratégique du projet, en s’assurant qu’il est en ligne avec les objectifs à long terme de l’entreprise. Ils déterminent si le projet doit être poursuivi ou ajusté en conséquence. 
• Distribution des ressources : Le comité de pilotage peut influencer la répartition des ressources financières et humaines pour le projet.  
• Évaluation des performances : Le COPIL suit régulièrement les progrès du projet, s’assurant que les objectifs sont atteints, que les risques sont gérés et que les retards éventuels sont justifiés. Si des ajustements sont nécessaires, il peut fournir des conseils. 
• Décision stratégique : En cas de décisions importantes ou de changements majeurs dans le projet, le COPIL intervient pour prendre des décisions éclairées. Cela peut inclure des changements de cap stratégique, des modifications budgétaires importantes ou des décisions concernant les priorités du projet. 

Le projet étape par étape 

Quand vous mettez en place un projet, vous allez devoir suivre certaines étapes. 

Planification du projet : 

Cette étape initiale représente jusqu’à un quart du travail. Vous devez mettre en place les étapes successives qui vous mèneront à la réalisation de votre objectif.

Vous devrez aussi définir le cahier des charges, les délais, le budget, les risques, les ressources requises, les étapes, les besoins clients… Pour planifier au mieux, vous allez pouvoir utiliser de nombreux outils, plus ou moins complexes, qu’il s’agisse d’Excel, Gant chart, PERT, ou d’autres.  

Exécution du projet : 

C’est le moment pour vous de passer à l’exécution. Il s’agit simplement de passer à l’action concrète pour mettre en œuvre tout ce que vous avez planifié.

Après cela, vous devrez vérifier et effectuer tous les contrôles de qualité nécessaire. C’est-à-dire, vérifiez le bon avancement du projet, évaluez que les risques ont été évités et que tout se déroule comme prévu. Si tout ne s’est pas déroulé comme souhaiter, Appuyez-vous sur le retour du COPIL pour vous assurer que chaque étape de votre planification a bien été respectée.  

Finalisation du projet :  

Une fois que vous avez passé toutes ces étapes avec succès, vous pourrez finaliser la gestion de projet. Cela comprend une validation finale, le transfert des compétences aux exécutants du projet, la livraison concrète et l’archivage de tous les documents relatifs au projet. Organisez une réunion post-projet pour faire un compte-rendu avec toutes les parties concernées. 

Recruter un collaborateur étape par étape 

Si vous avez besoin de trouver un collaborateur, suivez ces étapes pour garantir un processus efficace : 

Identifier le besoin 

Ressentez et identifiez correctement le besoin de trouver un collaborateur. Ensuite, essayez de déterminer au mieux ce besoin, afin de le pouvoir le combler le plus efficacement possible. 

Cerner le poste et établir les critères 

Pensez à bien cerner le poste que vous offrez, et à établir tous les critères correspondants. Ainsi, vous pourrez plus facilement déterminer quelles seront les tâches à accomplir, et vous pourrez ensuite dresser une liste de compétences du candidat sur cette base.  

Rédigez l’offre d’emploi  

Rédigez l’offre en tenant compte des critères établis et précisez les documents nécessaires à joindre à la candidature. Diffusez l’annonce sur diverses plateformes pour maximiser les réponses. 

Etude des candidatures et conduire les entretiens  

Étudiez les candidatures que vous allez recevoir pour ce poste, afin de faire une sélection des candidats que vous voulez rencontrer ou non. Pensez à contacter les candidats que vous n’acceptez pas pour les prévenir de votre refus. 

Mettez en place les entretiens. Pour savoir comment mener à bien votre entretien, vous pouvez consulter notre fiche à ce propos. Ensuite, prévenez les personnes que vous ne sélectionnez pas à la suite de ces entretiens, en leur expliquant quelles sont vos raisons. 

Finaliser le contrat  

Négociez les termes du contrat avec le meilleur candidat. Assurez-vous d’avoir été clair sur la nature de ses missions et de son cahier des charges et que toutes les parties sont satisfaites avant de finaliser et de signer le contrat. 

Intégration et suivi après l’embauche 

Il ne s’agit pas seulement d’intégrer votre collaborateur à votre équipe, vous devez aussi préparer au mieux son arrivée, en vous assurant que tous les outils dont il aura besoin pour travailler sont bien à sa disposition (notamment adresse mail et poste de travail).  

Essayez aussi de désigner un de vos employés pour qu’il l’aide à l’intégrer au début. De plus, pour l’aider dans son intégration, vous pouvez demander à vos employés de partager son premier repas, afin qu’il apprenne à faire connaissance avec tout le monde. L’accueil est capital, alors ne lésinez pas sur cette étape si vous voulez conserver vos meilleurs éléments.  

Enfin, après cette embauche, pensez à mener un entretien individuel au bout de 3 mois, de manière à vérifier que vous avez bien recruté la bonne personne, et qu’elle s’en sort bien dans son nouveau poste.