Légalisation de signatures et création d’entreprises – Explications

Lorsque l’on crée une entreprise, la légalisation de signature est une des étapes obligatoires.

Il s’agit d’une procédure administrative essentielle qui certifie l’authenticité de la signature apposée sur les documents de création.

L’équipe d’entreprendre.ch vous a préparé cet article qui vous explique pourquoi et comment faire légaliser votre signature lorsque vous ouvrez société.

Qu’est-ce qu’un légalisation de signature et pourquoi est-elle nécessaire ?

Légalisation de signature – Définition

La légalisation de signature est un processus formel par lequel l’authenticité de la signature apposée sur un document est officiellement confirmée.

Dans le cadre d’une création de SARL ou de SA, la légalisation de signature doit être validée par un notaire ou par le Registre du Commerce de votre canton.

Ces derniers vont attester par écrit que la signature est bien celle de la personne désignée et qu’elle a été apposée en sa présence.

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Le rôle et l’importance de faire légaliser sa signature

L’importance de la légalisation de signature réside dans sa capacité à prévenir la fraude et à assurer les parties prenantes de la véracité de l’identité du signataire.

Elle est essentielle dans de nombreuses transactions pour garantir que tous les documents sont signés sans contrainte et avec une pleine compréhension des engagements pris.

Pour les entreprises, cela renforce la sécurité juridique des transactions et aide à éviter les litiges potentiels qui pourraient survenir à partir de documents non vérifiés.

Le processus de légalisation de signature pour la création d’une entreprise

Où et comment peut-on légaliser sa signature en Suisse ?

En Suisse, la légalisation de signatures dans le cadre d’une création d’entreprise peut être effectuée soit par un notaire soit par le Registre du Commerce de votre canton.

Les légalisation de signatures provenant d’autres autorités cantonales ou communales ne sont pas valide dans le cas d’une création de société

Qui doit faire légaliser sa signature ?

Les personnes devant faire légaliser leur signature sont les gérants ou administrateurs ayant un droit de signature, qu’il soit individuel ou collectif.

Quels sont les documents requis pour la légalisation d’une signature ?

Pour qu’une légalisation de signature soit effectuée par un notaire ou le Registre du Commerce, vous devez vous y présenter avec votre pièce d’identité (passeport ou carte d’identité)

Le document à légaliser doit être présenté en intégralité et non signé. Une fois la légalisation effectuée, le notaire appose son cachet sur le document.

Comment se passe la légalisation d’un document qui sera utilisé dans un autre pays ?

Il est possible de faire légaliser sa signature lorsque l’on réside à l’étranger. La Convention de La Haye du 5 octobre 1961, aussi appelée Convention Apostille, simplifie ce processus pour les pays signataires. Dans ce cas, une légalisation avec apostille est demandée aux personnes ayant un droit de signature.

Ce certificat par apostille est valable lors de création de société en Suisse.

Délais et coût d’une légalisation de signature

En général, une prise de rendez-vous chez un notaire vous permet de légaliser simplement votre signature, en quelques minutes.

La validité de la légalisation n’est généralement pas limitée dans le temps, mais certains documents peuvent nécessiter une nouvelle légalisation si des modifications substantielles sont apportées ou si une nouvelle présentation est requise par une entité légale ou réglementaire.

Le coût pour la légalisation d’une signature oscille entre 20.- CHF et 40.- CHF en fonction du notaire ou du Registre du Commerce chez lequel la légalisation est faite.

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Conseils pour une légalisation de signature sans stress

La légalisation de signature est une étape administrative simple, mais elle peut être source de stress si elle n’est pas bien anticipée. Voici quelques conseils pour que tout se déroule sans accroc.

Vérifiez les exigences spécifiques de votre canton

Bien que la procédure soit similaire en Suisse, il peut y avoir des particularités propres à certains cantons. Avant de vous rendre chez un notaire ou au Registre du Commerce, consultez leur site internet ou appelez-les pour éviter toute mauvaise surprise.

Assurez-vous d’avoir les bons documents

Lors de votre rendez-vous, vous devez impérativement présenter :

• Une pièce d’identité valide (passeport ou carte d’identité)
• Le document à signer en version originale, qui doit être présenté non signé (vous devrez le signer sur place en présence du notaire ou du fonctionnaire compétent).

Anticipez les délais et coûts

Si vous devez respecter une échéance pour la création de votre entreprise, ne tardez pas à faire légaliser votre signature. Le processus est généralement rapide, mais il est préférable de prendre rendez-vous à l’avance. Prévoyez un budget de 20.- CHF à 40.- CHF en fonction de l’organisme choisi.

Choisissez l’option la plus pratique pour vous

• Si vous avez besoin d’une légalisation rapide : rendez-vous directement chez un notaire.
• Si vous cherchez l’option la moins chère : vérifiez si votre Registre du Commerce propose ce service à un tarif plus avantageux.

Pour les signatures destinées à l’étranger : pensez à l’apostille

Si votre document doit être utilisé à l’étranger, renseignez-vous sur la nécessité d’une apostille selon la Convention de La Haye. Certains pays exigent cette certification supplémentaire pour reconnaître la validité de votre document.