Comment changer les informations de son entreprise en Suisse ?
- Importance de la mise à jour des informations au Registre du commerce.
- Les changements nécessitant une réquisition auprès du RC.
- Les procédures et étapes clés.
- Coûts, délais et conseils pratiques à connaître avant de modifier vos informations.
Lorsqu’une entreprise suisse évolue, il est essentiel de tenir à jour ses informations au Registre du commerce. Que ce soit pour un changement d’adresse ou de canton (par exemple à Genève ou Vaud), une modification de raison sociale, une radiation ou l’adaptation des statuts (SA, Sàrl, etc.), la procédure implique souvent une réquisition de modification.
Sans ces démarches, vous risquez non seulement des sanctions administratives, mais aussi une perte de crédibilité vis-à-vis de vos partenaires commerciaux.
Afin de simplifier vos formalités, l’équipe d’Entreprendre.ch détaille dans cet article les différentes étapes pour modifier ou changer les informations inscrites au Registre du commerce, ainsi que les bonnes pratiques pour éviter retards et refus. Vous trouverez également des précisions spécifiques aux cantons de Genève, Vaud et, plus largement, aux autres cantons comme le Valais.
Qu’est-ce qu’une réquisition de modification au Registre du commerce ?
La réquisition de modification est le document officiel qui permet d’indiquer au Registre du commerce qu’un élément concernant votre entreprise a changé.
Il peut s’agir d’un changement de raison sociale, d’un changement d’adresse, d’une modification des statuts de la société, d’une liquidation ou encore d’une mise à jour des personnes inscrites (gérants, administrateurs, directeurs).
Cette procédure concerne toutes les formes juridiques (SARL, SA, Entreprises Individuelles, SNC). Le but est de garantir que les informations figurant au Registre demeurent exactes. Le Code des obligations, ainsi que les ordonnances en matière de registre du commerce, précisent les règles applicables.
Points clés :
- Une réquisition de modification est requise pour toute donnée qui figure de manière officielle dans les registres (raison sociale, siège, but, liste de gérants, etc.).
- Le délai pour signaler un changement n’est pas explicitement fixé au jour près, mais tout retard peut engendrer des risques (pénalités, frais supplémentaires, perte de confiance, etc.).
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Comment faire ?
Tout d’abord, selon les changements, la majorité des associés doit l’accepter. Ces informations figurent, en principe, dans les statuts de votre entreprise. Ensuite, si les statuts doivent être modifiés, les nouveaux statuts déposés doivent être conformes au nouveau Code des Obligations, en vigueur depuis le 1er janvier 2023.
Devez-vous changer les statuts ?
En règle générale, toute modification inscrite dans les statuts de la société nécessite un passage devant notaire. Cela inclut des changements comme la raison sociale, le siège ou le but de l’entreprise. Si les modifications ne concernent pas les statuts, une réquisition de modification adressée au Registre du Commerce suffit.
Pour savoir simplement si un notaire doit valider le changement, posez-vous la question suivante : « est-ce que l’information à modifier est visible dans les statuts actuels ? ».
- Si la réponse est « oui », un notaire doit effectuer un acte et modifier les statuts de l’entreprise.
- Si la réponse est non, vous n’avez pas besoin des services d’un notaire.
Si jamais vous avez des doutes ou souhaitez vous assurer que vos modifications sont conformes, faire appel à un professionnel comme la fiduciaire Entrependre.ch est une démarche judicieuse.
Les modifications qui exigent un changement des statuts
Certains changements sont suffisamment importants pour exiger la refonte des statuts de l’entreprise, et donc un passage devant notaire.
Dans ces cas, la réquisition de modification sera accompagnée d’un acte notarié et de nouveaux statuts conformes.
1. Changement (ou modification) de la raison sociale
Le changement de raison sociale (ou « modification de raison sociale ») est l’une des procédures les plus fréquentes.
- Vérifier la disponibilité du nom : avant de modifier la raison de commerce, il convient de vérifier sa disponibilité sur Zefix.ch.
- Acte notarié obligatoire : puisqu’il s’agit d’un élément mentionné dans les statuts, un passage devant notaire est obligatoire pour valider la nouvelle raison sociale.
- Réquisition de modification : une fois l’acte notarié obtenu, il faut transmettre au Registre du commerce les nouveaux statuts, la réquisition de modification et les éventuelles autres pièces justificatives (PV d’Assemblée Générale, copies d’identité, etc.).
2. Changement de siège (modification d’adresse impliquant un changement de commune politique)
Le « changement de siège » signifie que l’entreprise déplace officiellement son adresse dans une nouvelle commune politique. On modifie alors le siège présent sur les statuts de la société, d’où le passage devant un notaire.
- Attention au découpage communal : dans certains cantons, plusieurs localités peuvent dépendre de la même commune politique (ou inversement).
- Cas pratique : si vous passez, par exemple, d’une adresse située à Genève à une autre commune genevoise, vérifiez si la commune politique reste la même. S’il y a changement de commune politique, vous devrez impérativement mettre à jour vos statuts.
- Changement de canton : un déménagement entre Vaud et Genève (ou entre Genève et Valais) impose aussi de légaliser à nouveau les signatures des personnes autorisées à signer (gérants, administrateurs).
Dans tous les cas, la procédure requiert un notaire si la commune politique diffère de celle mentionnée dans vos statuts.
3. Modification du but de l’entreprise
Le but de l’entreprise, également appelé « objet social », décrit les activités principales et parfois secondaires de la société.
- But trop restreint ou changement complet d’activité : il peut être nécessaire de l’élargir ou de le transformer.
- Vérifier la cohérence : si votre raison sociale contient une référence à l’ancienne activité (p. ex. « Coiffure X »), mais que le nouveau but mentionne désormais un domaine tel que la construction, il faudra également changer de raison sociale.
4. Modification du statut juridique (transformation de SA ou Sàrl) et changement de statuts
- Transformation de société : passer d’une Sàrl à une SA ou inversement implique un acte notarié, une augmentation (ou transformation) de capital, etc.
- Changement de statuts entreprise : pour toute refonte qui touche la forme juridique, le capital, la structure de l’organe de direction, un acte authentique est requis.
Les modifications sans changement statutaire
Toutes les modifications n’entraînent pas forcément la modification des statuts.
Dans ces cas-là, un simple dépôt d’une réquisition de modification auprès du Registre du commerce suffit, sans intervention du notaire.
1. Mise à jour des personnes inscrites (gérant, administrateur, directeurs)
- Ajout ou suppression de membres : l’assemblée générale (pour une SA ou une Sàrl) statue sur la nomination ou la révocation d’administrateurs, de gérants ou de directeurs.
- Pièces à fournir : procès-verbal de l’assemblée, formulaire de réquisition, et éventuellement copie des pièces d’identité.
- Changement d’informations personnelles : nom d’alliance (mariage), nouvelle nationalité, changement d’adresse du gérant, etc. Il suffit souvent d’une réquisition mentionnant précisément le changement, accompagnée d’un justificatif (document d’état civil, attestation communale, etc.).
2. Changement d’adresse sans changement de commune politique
Si vous déménagez au sein de la même commune politique (p. ex. changement d’adresse à l’intérieur du canton de Genève et toujours dans la même commune), vous n’avez pas besoin de passer devant notaire pour modifier les statuts.
- Réquisition de modification : un simple courrier adressé au Registre du commerce (accompagné du formulaire spécifique ou d’un modèle de réquisition de modification) suffira.
- Attestation d’adresse : dans certains cas, le Registre exige une preuve du nouveau lieu (bail, attestation du propriétaire, etc.).
3. Transfert de parts sociales
Le transfert de parts dans une Sàrl ou d’actions au sein d’une SA ne nécessite pas toujours une modification des statuts, sauf si la répartition du capital était explicitement énoncée ou si de nouveaux actionnaires entraînent des changements statutaires importants (comme un passage sous un certain nombre minimal de détenteurs, etc.).
- Procès-verbal d’assemblée : établit officiellement le transfert.
- Contrat de cession : justifie l’opération.
- Réquisition de modification : permet de mettre à jour les registres (ajout/suppression d’associés ou administrateurs).
Procédure concrète : comment remplir la réquisition de modification ?
Remplir une réquisition de modification au Registre du commerce requiert une préparation minutieuse et le respect de certaines étapes pour garantir un traitement rapide et sans erreurs.
1. Réunir les décisions nécessaires
Qu’il s’agisse d’un changement de raison sociale ou de l’ajout d’un gérant, assurez-vous d’avoir un procès-verbal (PV) d’Assemblée Générale si la loi l’exige.
2. Préparer le formulaire
Chaque canton propose un modèle de réquisition pour le Registre du commerce (Genève, Vaud, Valais, Fribourg, Neuchâtel ou Jura) : Vous pouvez souvent télécharger un « modèle réquisition registre du commerce » sur le site officiel du canton ou le demander directement au RC.
3. Joindre les pièces justificatives
Contrat de cession, acte notarié, copie des pièces d’identité, preuves d’adresse, etc.
4. Vérifier la légalisation des signatures
Dans certains cas, la signature du requérant doit être légalisée.
5. Envoyer ou déposer le dossier
Vous pouvez déposer le dossier directement auprès du Registre du commerce du canton concerné ou l’envoyer par courrier recommandé.
6. Payer les émoluments
Le montant varie selon le type et le nombre de modifications.
Si vous souhaitez simplifier vos démarches, Entreprendre.ch vous accompagne à chaque étape, de la préparation des documents à l’envoi de votre dossier, pour garantir un processus fluide et conforme.
Radiation au Registre du commerce
La radiation concerne généralement la cessation définitive d’activité. Dans le cas d’une SARL ou une SA, la radiation est l’étape finale de la liquidation.
- Procédure simplifiée : pour une entreprise individuelle, il suffit souvent de fournir une déclaration attestant la fin d’activité.
- SA, SARL : la procédure peut être plus complexe, notamment si la société doit être liquidée ou fusionnée. Il faut parfois passer par une publication officielle (FOSC) et s’acquitter d’éventuels frais supplémentaires.
Coûts et délais
Coût d’une modification : les émoluments varient selon la nature et la complexité de la demande, ainsi que le nombre de modifications cumulées. Il est souvent prudent de demander un devis ou de consulter le barème du Registre du commerce compétent.
Délais : le traitement varie d’un canton à l’autre, mais comptez généralement quelques jours à quelques semaines. Les notaires peuvent également influencer la durée si un acte authentique est requis.
Conseils pratiques pour réussir sa modification
- Vérifier la disponibilité du nom : avant tout changement de raison sociale, utilisez Zefix.ch pour éviter tout refus ou litige.
- Fournir des documents complets : contrat de cession, PV d’assemblée, copie d’identité, etc. Le moindre oubli peut ralentir le traitement.
- Faites-vous accompagner : les formalités peuvent sembler simples, mais un détail manquant peut occasionner un refus. Entreprendre.ch vous accompagne dans ces procédures.
- Tenir compte des délais : ne pas tarder à signaler les modifications. Plus vous attendez, plus vous risquez des complications administratives ou des pénalités.
Conclusion
La réquisition de modification au Registre du commerce est une étape incontournable pour garantir la légalité et la transparence de votre société en Suisse.
Certaines modifications (comme la modification de statuts d’une SA ou d’une Sàrl) exigent un acte notarié, tandis que d’autres se règlent simplement par un formulaire de réquisition.
En restant attentif aux particularités cantonales et en fournissant des pièces complètes, vous limiterez les risques de rejet et de retard. Une bonne anticipation vous évitera également des coûts supplémentaires, tout en assurant la crédibilité et la conformité de votre entreprise sur le marché suisse.
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FAQ – La modification des informations d’une entreprise en Suisse
Comment changer les informations de mon entreprise au Registre du Commerce ?
Pour modifier les informations de votre entreprise, vous devez d’abord obtenir l’accord de la majorité des associés ou actionnaires, surtout si les changements affectent les statuts de la société. Les modifications doivent ensuite être déposées auprès du Registre du Commerce, parfois après un acte notarié si elles concernent des éléments comme la raison sociale ou le siège.
Dans quels cas faut-il passer par un notaire pour une modification ?
Un notaire est nécessaire lorsque la modification touche des informations mentionnées dans les statuts, comme la raison sociale, le siège ou le but de l’entreprise. Si la modification ne figure pas dans les statuts, comme un changement d’adresse dans la même commune, un simple dépôt au Registre suffit.
Quels documents dois-je fournir pour changer la raison sociale de mon entreprise ?
Vous devez préparer une version mise à jour des statuts avec le nouveau nom, validée par un notaire. Assurez-vous que le nouveau nom est disponible et respecte les règles du Registre, notamment sur l’unicité et la clarté.
Combien coûte une modification d’informations au RC ?
Les frais varient selon le type de modification. Il est conseiller de contacter directement le Registre pour une estimation précise.
Quels changements peuvent être effectués sans modifier les statuts ?
Les modifications sans impact sur les statuts incluent l’ajout ou la suppression de membres, le changement de nom ou d’adresse d’un inscrit, ou encore le transfert de parts sociales. Une simple réquisition au Registre, accompagnée des preuves nécessaires, suffit dans ces cas.