Frais déductibles en Suisse : que peut payer l’entreprise ?

En Suisse, une entreprise peut déduire les frais justifiés par son activité professionnelle. Cela comprend notamment les locaux, les logiciels, le matériel, la publicité ou les déplacements chez les clients. Les dépenses privées restent à votre charge. Pour un achat utilisé dans les deux cadres, seule la part professionnelle peut être retenue.

Mais comment décider pour un repas, un téléphone ou une voiture ? Le nom sur la facture ne suffit pas. Voici les frais courants, les justificatifs à conserver et des exemples pour savoir quoi enregistrer dans vos comptes.

Quand un frais est-il déductible ?

Posez-vous d’abord cette question : à quoi cette dépense sert-elle dans mon entreprise ? « J’en avais besoin pour préparer les plans du chantier » est une explication. « La facture est au nom de ma société » n’en est pas une.

Le droit fiscal parle de frais « justifiés par l’usage commercial ». Pour un indépendant, cette règle figure à l’article 27 LIFD. Pour une Sàrl ou une SA, les articles 58 et 59 LIFD conduisent aussi à écarter les charges sans justification commerciale. Les modalités cantonales doivent être vérifiées selon votre situation.

Le métier ne décide pas à lui seul

Un boucher peut acheter un logiciel de création graphique pour préparer ses affiches. Un consultant peut faire réparer le carrelage de son bureau. Ce n’est pas leur métier qui interdit ces dépenses : il faut regarder leur usage réel. À l’inverse, refaire la salle de bains privée du consultant ne devient pas une charge professionnelle.

Pour chaque achat, vérifiez donc trois points : son lien avec l’activité, l’éventuelle part privée et les preuves disponibles. Il reste ensuite à décider s’il s’agit d’une charge de l’année ou d’un investissement à amortir.

La liste des frais courants

Ce tableau donne des repères, pas une autorisation automatique. Une même catégorie peut contenir des dépenses professionnelles et privées.

Pour les dépenses de personnel, consultez aussi les charges sociales à prévoir en Suisse. Les cotisations et déductions personnelles d’un indépendant ne se traitent pas toutes comme les charges d’une Sàrl.

Séparer le privé du professionnel

Un abonnement de téléphone sert à appeler vos clients, mais aussi votre famille. Vous n’avez pas à choisir entre tout déduire et ne rien déduire : vous devez retenir une part professionnelle défendable.

Repas : regarder la situation

Un déjeuner avec un client pour discuter d’une mission peut constituer une dépense professionnelle. Notez qui était présent et le sujet du rendez-vous. Votre déjeuner habituel, pris seul près de votre lieu de travail, ne devient pas un repas d’affaires parce que vous avez travaillé le matin.

Pour un indépendant en déplacement, il faut examiner les frais supplémentaires causés par la mission et les règles applicables. Ne reprenez pas automatiquement les forfaits de repas d’un salarié dans la comptabilité d’une raison individuelle.

Voiture : éviter le double comptage

Une voiture appartenant à la société et une voiture privée utilisée pour visiter des clients ne se traitent pas de la même manière. Conservez les déplacements professionnels et appliquez le traitement adapté. N’additionnez pas un remboursement kilométrique et tous les frais réels pour couvrir deux fois le même usage.

Si l’entreprise met une voiture à disposition pour les trajets privés, l’avantage doit être traité. Notre article sur la part privée du véhicule détaille le calcul et la différence entre salarié et indépendant.

Bureau à domicile : justifier l’espace utilisé

Travailler parfois sur la table de la cuisine ne suffit pas à faire du loyer de tout l’appartement une charge d’entreprise. Documentez l’espace réellement affecté à l’activité et la répartition des coûts. Les conditions et le traitement dépendent notamment de la forme juridique, de l’usage des pièces et de la pratique cantonale : il n’existe pas de pourcentage de loyer valable pour tout le monde.

Combien économisez-vous vraiment ?

Une déduction réduit le revenu ou le bénéfice imposable. Elle ne rembourse pas votre achat. Reprenons les 840 CHF de frais professionnels de Claire.

Supposons, uniquement pour l’exemple, un taux marginal d’impôt constant de 25 %. La déduction lui fait économiser 840 × 25 % = 210 CHF d’impôt. Son abonnement lui coûte toujours 1’200 CHF à payer. Après cette économie fiscale, le coût total reste de 990 CHF, dont 360 CHF correspondent à son usage privé.

Ce calcul simplifié isole l’impôt sur le revenu. Il ne tient pas compte d’un éventuel effet sur les cotisations AVS et ne décrit pas le taux de chaque lecteur. Le résultat réel dépend du revenu, du canton et de la situation personnelle.

Pour comprendre où interviennent les charges, retrouvez notre explication du calcul du bénéfice d’une entreprise.

Charge ou investissement ?

Un abonnement mensuel et une machine utilisée plusieurs années sont tous deux liés à l’activité, mais ils ne se comptabilisent pas forcément de la même façon.

Un bien durable peut devoir figurer parmi les immobilisations, c’est-à-dire les biens que l’entreprise utilise sur la durée. Son coût est alors réparti au moyen d’un amortissement. Le paiement total aujourd’hui ne signifie donc pas une déduction intégrale cette année.

Par exemple, une machine de production de 12’000 CHF destinée à servir plusieurs années doit être examinée comme un investissement. Le traitement dépend du bien, de sa durée d’utilisation et des règles comptables et fiscales applicables. Les taux usuels de l’AFC ne remplacent pas cette analyse ; certaines pratiques cantonales prévoient aussi des méthodes particulières.

Pour un ordinateur : vérifiez son usage professionnel, la part privée et le traitement prévu dans vos comptes. Évitez la règle inventée « tout achat informatique est déductible immédiatement ».

Préparer une note de frais utile

Une note de frais sert notamment à faire rembourser une dépense professionnelle que vous avez payée avec votre argent personnel. Elle relie le justificatif à la personne, à la mission et au remboursement.

Indiquez la date, le fournisseur, la nature de la dépense, le montant, la devise, le motif professionnel et qui a payé. Joignez les factures ou reçus. Pour un déplacement, ajoutez le trajet ; pour un repas, les participants. Un extrait bancaire prouve un paiement, mais explique rarement ce qui a été acheté.

Comment enregistrer le remboursement ?

Supposons que cette Sàrl ne soit pas assujettie à la TVA et qu’aucune avance n’ait été versée. En comptabilité à partie double, la note validée de 134 CHF conduit à enregistrer :

1. La dépense : débit « frais de déplacement » 48 CHF et « frais de représentation » 86 CHF ; crédit « dette envers la collaboratrice » 134 CHF.
2. Le remboursement : débit de cette dette 134 CHF ; crédit « banque » 134 CHF.

Le virement solde la dette : il ne crée pas une deuxième charge. Si une avance a été versée, elle doit être rapprochée de la note et du solde restant. Les intitulés des comptes s’adaptent à votre plan comptable.

Qui fixe les règles ?

Pour les salariés, l’article 327a CO prévoit le remboursement des frais imposés par le travail. Un règlement de frais clarifie les dépenses admises, la validation et les justificatifs. Pour les forfaits, partez des modèles actuels de la Conférence suisse des impôts et examinez leur approbation par le canton du siège. Un forfait ne sert pas à transformer librement un salaire en frais.

Conservez les pièces comptables pendant dix ans à partir de la fin de l’exercice, conformément à l’article 958f CO. Leur conservation électronique doit permettre de retrouver le lien avec l’opération et de les lire durablement.

Si l’entreprise a payé du privé

Vous avez utilisé par erreur la carte de votre Sàrl pour un achat personnel de 120 CHF. Ne cherchez pas à lui inventer un motif professionnel. Signalez l’erreur et remboursez la société de manière traçable.

• Dans une Sàrl ou une SA : une erreur ponctuelle peut être enregistrée comme une somme due par l’associé, puis soldée à son remboursement. Elle ne doit pas rester une charge déductible.
• Dans une raison individuelle : la dépense privée payée depuis le compte professionnel se traite comme un prélèvement privé, sans diminuer le bénéfice professionnel.

Si la société prend durablement en charge des dépenses personnelles, le problème est différent : selon les faits, il peut s’agir d’un avantage salarial ou d’une distribution dissimulée de bénéfice, avec des conséquences fiscales et parfois sociales. Une simple écriture comptable ne règle pas tout.

Utiliser un compte bancaire professionnel distinct et une carte dédiée aide à limiter ces mélanges. Pour comprendre la séparation des patrimoines en activité individuelle, consultez notre article sur la raison individuelle.

Et la TVA sur vos achats ?

La déduction d’une charge pour l’impôt sur le bénéfice et la récupération de la TVA sont deux contrôles distincts.

Une entreprise assujettie qui décompte selon la méthode effective peut, sous conditions, déduire la TVA sur ses achats professionnels : c’est l’impôt préalable. Le droit dépend notamment de l’activité à laquelle l’achat est affecté. Un usage privé ou une activité exclue du champ de l’impôt peut limiter ou empêcher cette déduction.

Exemple : une prestation professionnelle coûte 1’000 CHF, plus 81 CHF de TVA au taux normal de 8,1 %, soit 1’081 CHF à payer. Si l’entreprise a droit à la déduction intégrale de l’impôt préalable, elle comptabilise 1’000 CHF de charge et 81 CHF de TVA à déduire. Elle ne déduit pas à la fois 1’081 CHF de charge et 81 CHF d’impôt préalable.

Si elle n’est pas assujettie, elle ne récupère pas cette TVA : les 1’081 CHF entrent dans le coût de la dépense professionnelle. Avec la méthode des taux de la dette fiscale nette, l’impôt préalable est en principe pris en compte dans le taux autorisé, sans déduction ordinaire facture par facture.

Vérifiez donc votre assujettissement à la TVA et les règles de TVA suisses avant de reprendre un calcul. Une ligne « remboursement de frais » dans un virement ne suffit pas, à elle seule, à établir le droit à déduction.

Conclusion

Pour bien traiter vos frais, partez de l’achat réel : à quoi sert-il, qui l’utilise et quelle preuve pouvez-vous garder ? Séparez ensuite la part privée, vérifiez les investissements et enregistrez chaque dépense une seule fois.

Le bon moment pour noter ces informations est celui de l’achat, pas la veille du bouclement annuel. Pour les dépenses difficiles à répartir, faites valider la méthode avec votre fiduciaire avant de la répéter toute l’année.

Sources et références

Règles et sources consultées le 15 octobre 2026. Les exemples sont fictifs ; les pourcentages de répartition ne constituent pas des forfaits officiels.

• LIFD, art. 27, 28, 34, 58 et 59 : frais professionnels, amortissements et dépenses non déductibles.
• Administration fiscale genevoise, déclaration des indépendants 2025 : exemples de frais généraux. Référence cantonale, à ne pas appliquer indistinctement à toute la Suisse.
• AFC, notice sur les amortissements des entreprises commerciales : taux usuels et procédés cantonaux particuliers.
• Code des obligations, art. 327a, 327c et 958f : remboursement des frais des salariés et conservation des pièces.
• Conférence suisse des impôts, modèles de règlement de frais actualisés au 1er janvier 2026 : cadre des remboursements et forfaits.
• LTVA, art. 28 à 30 et 37 : impôt préalable, utilisation mixte et taux de la dette fiscale nette.