Gérer ses relations fournisseurs – Comment s’y prendre ?

La gestion des fournisseurs est un aspect crucial pour toute entreprise, qu’il s’agisse d’un indépendant ou d’une SARL. Une collaboration efficace avec vos fournisseurs peut non seulement vous faire économiser du temps et de l’argent, mais aussi améliorer la qualité de vos produits ou services.

Cet article de Entreprendre.ch vous propose des conseils pratiques pour bien gérer vos fournisseurs, de la sélection à la négociation, en passant par le suivi.

Pourquoi la gestion des fournisseurs est-elle si importante ?

Assurer la continuité de vos activités

Vos fournisseurs vous apportent les ressources essentielles pour faire tourner votre entreprise.

Une mauvaise gestion peut entraîner des retards ou des pénuries, ce qui pourrait avoir un impact direct sur votre comptabilité et perturber la présentation de vos états financiers et encore pire de vos ventes, notamment si ces retards affectent vos stocks ou vos coûts de production.

Optimiser les coûts

Une bonne relation avec vos fournisseurs peut vous permettre d’obtenir des conditions avantageuses, réduisant ainsi vos charges opérationnelles.

Améliorer la qualité

Travailler avec des fournisseurs fiables garantit des produits ou services de qualité constante, ce qui peut également influencer positivement vos relation clients

Gagner en flexibilité

Des fournisseurs bien gérés peuvent répondre rapidement à vos besoins, notamment en cas de pics d’activité ou de projets spécifiques, tout en soutenant une meilleure planification financière et comptable.

Pour optimiser ces aspects et garantir une gestion fluide, faire appel à une fiduciaire comme entreprendre.ch peut s’avérer un choix judicieux, notamment pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé en comptabilité et en gestion des fournisseurs.

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Comment bien choisir ses fournisseurs ?

Le choix de vos fournisseurs est une étape clé, car il peut avoir des répercussions sur plusieurs aspects financiers et opérationnels de votre entreprise.

1. Définissez vos besoins

Identifiez précisément ce dont vous avez besoin (quantité, qualité, délais) tout en tenant compte des impacts potentiels sur vos immobilisations, notamment si vous investissez dans des équipements ou infrastructures liés à vos fournisseurs.

2. Évaluez plusieurs options

Comparez plusieurs fournisseurs en termes de prix, qualité et réactivité, mais considérez également les implications sur votre trésorerie, afin d’éviter des tensions financières causées par des paiements anticipés ou des conditions défavorables.

3. Négocier les conditions

Établissez des termes équitables qui correspondent à vos besoins, comme les délais de livraison, les prix, ou encore les modalités de paiement. Une négociation bien menée peut réduire vos coûts de revient et favoriser une collaboration gagnant-gagnant.

4. Suivre la performance

Une fois le fournisseur sélectionné, il est important de mesurer régulièrement sa performance en termes de respect des délais, de qualité des livraisons, et de réactivité face à vos demandes. Mettez en place des outils pour surveiller ces aspects, et assurez-vous qu’ils restent alignés avec vos objectifs de seuil de rentabilité.

5. Maintenir la relation

Pour garantir une collaboration durable, adoptez une communication ouverte et régulière avec vos fournisseurs. Valorisez leur travail et restez clair sur vos attentes. Une relation solide réduit les risques de rupture de service et soutient une gestion efficace de votre entreprise, tout en permettant une meilleure anticipation des charges, y compris les taxes et impôts, liées à vos transactions commerciales.

Négocier des conditions avantageuses

La négociation est essentielle pour établir une relation équitable et rentable avec vos fournisseurs. Voici quelques conseils :

Préparez vos arguments

Avant la négociation, identifiez ce qui est important pour vous (prix, délais, conditions de paiement). Assurez-vous que vos choix soutiennent vos objectifs financiers, notamment en réduisant vos coûts de revient, pour maintenir la compétitivité de vos produits ou services.

Demandez des remises

Les fournisseurs peuvent accorder des rabais pour des commandes importantes ou régulières, ce qui peut alléger la charge sur vos actifs liés aux stocks et contribuer à une meilleure gestion de vos marges.

Négociez les délais de paiement

Pour une petite entreprise, des délais plus longs (ex. : 30 à 60 jours) peuvent offrir une plus grande souplesse dans la gestion de votre trésorerie sans alourdir vos passifs à court terme.

Soyez clair sur les termes

Assurez-vous que tout accord est formalisé par écrit, incluant les délais, garanties, et pénalités éventuelles, pour sécuriser vos relations tout en restant aligné avec vos objectifs de rentabilité.

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Maintenir une bonne relation avec vos fournisseurs

Une relation saine et durable avec vos fournisseurs est essentielle pour la continuité de votre activité et la réussite de votre plan de business.

Communiquez régulièrement

Tenez vos fournisseurs informés de vos besoins et anticipez les commandes importantes pour éviter les interruptions, qui pourraient impacter vos actifs, notamment les stocks critiques.

Respectez vos engagements

Payez vos factures dans les délais convenus pour préserver une relation de confiance et éviter d’alourdir vos passifs fournisseurs, ce qui pourrait affecter votre crédibilité à long terme.

Montrez votre reconnaissance

Une reconnaissance sincère peut motiver vos fournisseurs à offrir un service encore meilleur, contribuant ainsi à des relations de partenariat solides et bénéfiques pour atteindre vos objectifs de rentabilité.

Suivre et évaluer vos fournisseurs

Même avec des fournisseurs fiables, il est important de mesurer leur performance pour assurer une continuité de service en phase avec votre seuil de rentabilité.

Établissez des critères d’évaluation

Analysez des indicateurs tels que le respect des délais, la qualité des produits, et la réactivité, tout en vérifiant leur conformité avec les clauses définies dans les conditions générales de vente. Ces critères doivent également tenir compte de leur impact direct sur vos coûts de revient.

Analysez régulièrement

Planifiez des revues périodiques pour évaluer leurs performances et détecter les éventuelles faiblesses, qui pourraient affecter à la fois vos actifs et vos projections financières.

Soyez prêt à changer

Si un fournisseur ne répond plus à vos attentes, explorez de nouvelles alternatives pour protéger vos marges et maintenir l’équilibre entre vos actifs et vos passifs.

Diversifiez vos fournisseurs

Travailler avec plusieurs fournisseurs pour un même produit ou service est une stratégie clé pour réduire les risques et renforcer la résilience de votre activité.

Évitez les dépendances

Collaborer exclusivement avec un seul fournisseur peut compromettre votre plan de business en cas de retard ou de problème de qualité, augmentant ainsi vos coûts de revient et vos délais de production.

Testez régulièrement de nouveaux partenaires

Cela vous permet de comparer les offres et d’intégrer des solutions plus compétitives qui s’alignent sur vos besoins financiers et opérationnels.

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Les erreurs courantes à éviter dans la gestion de vos fournisseurs

Éviter ces erreurs est essentiel pour maintenir des relations fournisseurs solides et efficaces tout en assurant la continuité et la qualité de vos activités.

1. Négliger la communication

Un manque de communication claire et régulière avec vos fournisseurs peut provoquer des erreurs, des retards ou des malentendus.

Par exemple, un fournisseur mal informé pourrait livrer un produit ou un service qui ne correspond pas à vos besoins, impactant ainsi vos opérations. Prenez l’habitude d’échanger régulièrement sur vos attentes, les évolutions de vos besoins et les éventuels changements dans vos projets.

2. Ignorer les contrats

Se baser uniquement sur des accords verbaux peut sembler rapide, mais cela ouvre la porte à des malentendus ou des litiges en cas de désaccord.

Formaliser un contrat écrit permet de clarifier les termes, comme les délais, les garanties ou les conditions de paiement, et protège les deux parties. Ne laissez rien au hasard, même avec des fournisseurs de longue date.

3. Trop se focaliser sur le prix

Choisir un fournisseur uniquement parce qu’il offre les tarifs les plus bas peut s’avérer risqué. Un prix inférieur peut cacher des compromis sur la qualité, des retards fréquents ou un service client insuffisant.

Ces problèmes peuvent générer des coûts cachés, comme des pertes de temps ou des corrections coûteuses. Il est essentiel de prendre en compte la qualité et la fiabilité, et non seulement le coût initial.

4. Oublier d’évaluer régulièrement

Même les meilleurs fournisseurs peuvent voir leurs performances diminuer avec le temps en raison de problèmes internes ou de changements dans leurs processus.

Ne considérez pas une bonne relation fournisseur comme acquise : mettez en place des évaluations régulières basées sur des critères précis, comme le respect des délais, la qualité des livraisons ou leur réactivité. Une telle approche proactive vous permet d’anticiper les problèmes avant qu’ils n’impactent vos opérations.