Suivre les encaissements de son entreprise

Dans cet article, retrouvez tout ce qu’il faut savoir à propos des encaissements pour votre entreprise.
Pour aller plus loin, vous avez également d’autres articles sur comment calculer le coût de revient et sur le budget de trésorerie.

Tout d’abord, une bonne organisation permet une planification optimale de ses liquidités. Vous pourrez gérer la disponibilité des liquidités et vous aurez un aperçu concret de la trésorerie.

Faire un plan de trésorerie

Cette maxime démontre combien il est important pour une entreprise, et principalement une entreprise en démarrage, de posséder de la liquidité. Le manque d’encaissement est l’une des premières causes de faillite des sociétés, devant le manque de clients.

Il est donc primordial de mettre à jour un fichier qui résume le suivi des factures émises et celles à percevoir. Avec ce fichier, il sera plus facile pour un encaissement de compléter un budget de trésorerie, qu’il est également important de maintenir à jour.

Pour faire face à un manque de liquidité, vous pouvez agir sur les créances ou les dettes, c’est-à-dire sur les personnes qui vous doivent de l’argent, et celles à qui vous devez de l’argent.

La nécessité de planifier ses liquidités

Vous ne pouvez pas vous en remettre au sort pour gérer votre entreprise. Le plan de trésorerie est un outil essentiel de gestion pour votre entreprise. Vous pouvez évaluer la situation actuelle et prévoir des plans d’actions. C’est aussi la possibilité d’obtenir un crédit plus facilement. L’organisme de crédit pourra faire une meilleure projection de votre solvabilité.

Les dettes envers les fournisseurs

Essayez de négocier un délai de 60 à 90 jours avec vos principaux fournisseurs. Négocier pour pouvoir payer par mois ou par trimestre. Pour certaines charges sociales, il est préférable d’opter pour un encaissement un paiement mensuel ou trimestriel au lieu d’un paiement annuel.

Encore une fois, pour avoir les meilleurs arguments de négociation, connaître au mieux ses liquidités grâce à un plan, peut aider.

Payer vos fournisseurs à l’échéance convenue, vous permettra d’entretenir de bonnes relations et d’obtenir certains avantages avec le temps.

Les créances des clients

La facturation des clients

Dans la gestion des liquidités, les encaissements que vous faites sont un élément important. Vous facturez certainement vos prestations avec un certain délai. Pour connaître toutes les bonnes pratiques à respecter en matière de facturation, rendez-vous sur l’article y relatif.

Pour la facturation, veillez à ce qu’elle soit faite le plus tôt possible. Vous vous assurez ainsi une entrée d’argent rapide. Si vous avez convenu une facturation à la fin d’un ouvrage, il est intéressant de mettre en place le paiement d’un acompte.

Les acomptes vous permettent de maintenir un flux de liquidités pour la gestion de votre entreprise.

Aussi, si vous avez besoin d’encaisser rapidement vous pouvez réduire le délai de paiement. Notamment grâce au plan si vous voyez que systématiquement, vos clients sont en retard sur le délai prévu et que vous-même vous êtes en retard sur certaines échéances, c’est le moment d’y réfléchir.

Relancez vos clients

Il est essentiel que vos puissiez suivre les factures impayées de vos clients. Il s’agit effectivement d’une charge supplémentaire de travail, mais elle est primordiale. Si les relances que vous devez faire impactent négativement la partie opérationnelle de votre activité, déléguez cette tâche. Vous pouvez donc transmettre votre créance à une société spécialisée qui s’occupera du recouvrement. Attention, veillez à ce que type de procédé soit convenu dans vos conditions générales de vente. Sinon, en cas de litige, cela pourrait se retourner contre vous.

Pour les créances clients, certaines démarches sont nécessaires:

• Facturez le plus tôt possible, ou au plus tard à la fin des travaux ou à la livraison.
• Livrez au plus vite si vos clients vous rémunèrent à la livraison.
• Mettez en place des acomptes, comme 30% à la conclusion du contrat, par exemple.
• Réduisez le délai de paiement accordé à vos clients. Passer de 30 à 10 jours est une bonne option.
• Relancez fréquemment les clients qui n’ont pas encore payé, dans un premier temps par téléphone. Lorsque le contact est aimable, les échanges sont plus fluides. Si cette première tentative échoue, envoyez un premier rappel, et un deuxième si besoin est. En cas de non-paiement, n’hésitez pas à recourir à la voie légale pour être payé.
• Pensez à l’affacturage: il s’agit des sociétés pouvant vous faire des avances sur le montant de votre facture en contrepartie d’un pourcentage du montant de la facture, généralement compris entre 3 % et 5 %. Ladite société collabore en direct avec vos clients.

Quelques bonnes pratiques

• Négociez avec votre banque une possibilité de crédit.
• Optez pour l’achat de vos actifs en leasing ou avec un crédit d’investissement plutôt qu’avec du cash.
• Réduisez au maximum vos stocks de produits.
• Limitez vos frais généraux.

Conclusion

Vous pouvez avoir la meilleure offre du marché, il est important que vous puissiez suivre vos encaissements. Sans quoi, vous prenez le risque de ne pas gérer votre entreprise dans les meilleures conditions et entraîner un effet boule de neige entre le manque d’encaissement et le retard auprès de vos fournisseurs.