Les démarches administratives après la création de son entreprise

Félicitations ! Vous venez de franchir une étape décisive en créant votre entreprise. En Suisse, cette aventure entrepreneuriale va de pair avec certaines formalités incontournables : assurances sociales, tenue de comptabilité, protection de la marque, etc.

Les premières semaines de vie de votre structure risquent d’être intenses, car vous recevrez de nombreux courriers et devrez gérer un flot d’informations administratives.

Entreprendre.ch propose dans cet article un tour d’horizon complet des démarches à ne pas négliger, tout en vous prodiguant des conseils pour éviter les pièges les plus courants.

Qu’il s’agisse de déjouer les arnaques post-création, de choisir ses assurances ou de s’interroger sur la TVA, vous trouverez ici les points clés pour aborder sereinement cette nouvelle phase de votre parcours entrepreneurial.

Rester vigilant face aux arnaques après la création

Lors de la création d’une entreprise, il arrive souvent de recevoir des courriers trompeurs. Identifiez ces pièges pour mieux vous protéger.

Comprendre le phénomène

Dès l’officialisation de votre entreprise au registre du commerce, votre raison sociale devient publique. Des organismes, plus ou moins scrupuleux, n’hésiteront pas à vous envoyer des factures ou des courriers ressemblant à des documents officiels.

On parle souvent d’annuaire commercial ou d’offre de référencement : vous recevez un formulaire ou une facture qui semble légitime, vous incitant à payer pour figurer dans une base de données prétendument “obligatoire”. Or, dans la plupart des cas, il s’agit simplement de publicités déguisées ou de factures trompeuses.

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L’arnaque à l’annuaire : un grand classique

Bien qu’ils aient perdu de leur pertinence, certains pseudo-annuaires continuent d’exister. Ils profitent de l’inexpérience ou de la précipitation des entrepreneurs pour leur soutirer de l’argent.

Le document prend souvent la forme d’un bulletin d’inscription qui ressemble à un document émis par un organisme officiel. Mais en lisant les petits caractères, vous vous rendez compte qu’il s’agit d’un contrat privé pouvant vous coûter plusieurs centaines de francs par an.

Conseil pratique

Prenez toujours le temps de vérifier l’origine du courrier. Consultez, par exemple, le site du Secrétariat d’État à l’économie (SECO) qui recense et met régulièrement à jour la liste des arnaques signalées. Si vous avez un doute, contactez directement l’organisme censé vous avoir écrit ou parlez-en à votre fiduciaire.

Bien gérer vos factures et vos contrats

Après la création, vous recevrez également diverses factures (ou devis) pour des services plus ou moins utiles : hébergement web, location d’espace publicitaire, conseils en cybersécurité, etc.

Avant de régler la somme demandée, posez-vous trois questions :

• Avez-vous vraiment souscrit à ce service ?
• Le montant correspond-il à un tarif officialisé ou validé par vous en amont ?
• Pouvez-vous retrouver une référence (contrat, e-mail d’engagement) qui prouve l’accord ?

S’il n’existe aucune trace de commande, ne payez pas. Mieux vaut se renseigner auprès du prestataire afin d’éviter de légitimer une offre dont vous n’avez pas besoin.

Les assurances sociales et d’entreprise : un impératif

Souscrire aux bonnes assurances est une obligation légale et une garantie essentielle pour sécuriser vos activités et protéger vos collaborateurs.

Le rôle de l’OCAS ou de l’office cantonal compétent

Toute société immatriculée en Suisse doit, si elle emploie du personnel, cotiser aux assurances sociales (AVS, AI, APG, etc.). L’organisme qui supervise cette affiliation varie d’un canton à l’autre, même si la procédure reste similaire. À Genève, par exemple, il s’agit de l’OCAS (Office Cantonal des Assurances Sociales).

Dès l’annonce officielle de votre création dans la Feuille Officielle Suisse du Commerce (FOSC), vous pouvez recevoir un courrier vous demandant deux informations :

• Employez-vous des salariés ?
• Quelle caisse AVS avez-vous choisie ?

Si vous ne répondez pas, l’OCAS (ou l’office compétent de votre canton) vous affiliera d’office à une caisse AVS par défaut. Or, il existe de nombreuses caisses en Suisse, et il peut être avantageux de comparer leurs offres (notamment au niveau des services et de la gestion administrative) avant de faire votre choix.

Couvrir ses employés : LAA, LPP et APG

• LAA (Assurance accident) : obligatoire pour tout salarié travaillant plus de 8 heures par semaine. Elle couvre les accidents non professionnels, tandis que les accidents professionnels sont généralement gérés par l’employeur.
• LPP (2e pilier) : dès que le salaire annuel d’un employé dépasse le seuil minimal (environ 22’050 CHF en 2023-2024), vous devez l’affilier à une caisse de prévoyance professionnelle.
• APG (Perte de gain) : certaines assurances, comme l’assurance perte de gain en cas de maladie, restent facultatives mais peuvent s’avérer judicieuses pour assurer la continuité salariale.

Les assurances d’entreprise privées

Outre les couvertures sociales, plusieurs polices d’assurance privées peuvent intéresser votre société :

• Responsabilité civile professionnelle (RC Pro) : couvre les dommages causés à des tiers dans le cadre de votre activité.
• Assurance cybersécurité : de plus en plus pertinente, elle prend en charge les conséquences financières d’une cyberattaque.
• Assurance perte d’exploitation : compense une perte de revenus en cas d’impossibilité d’exploiter vos locaux (incendie, inondation, etc.).

Il est souvent recommandé de demander plusieurs devis auprès de compagnies différentes (Zurich, AXA, Baloise, etc.), car les tarifs et l’étendue des garanties varient sensiblement.

Pesez le rapport qualité/prix, et surtout, lisez attentivement les conditions générales et particulières. De petites lignes peuvent exclure des risques importants pour votre branche.

Tenue de la comptabilité et TVA : se mettre dans les clous dès le départ

La gestion comptable et fiscale est un pilier de la réussite de votre entreprise. Une organisation rigoureuse vous permettra de respecter vos obligations légales tout en gardant une vision claire de vos finances.

L’obligation de tenir une comptabilité

En Suisse, dès lors que vous créez une SARL ou une SA, vous avez l’obligation de tenir une comptabilité conforme aux dispositions du Code des Obligations. Cette comptabilité doit inclure :

• Un journal (ou livre-journal) récapitulant toutes les écritures comptables (ventes, achats, paiements de salaires, etc.).
• Un grand-livre qui détaille l’état de chaque compte (ex. compte bancaire, compte clients, etc.).
• Des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) permettant de refléter la situation financière de votre société.

Pour les entreprises à raison individuelle dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 500’000.- CHF, une comptabilité simplifiée (tenue de recettes/dépenses et registre des stocks) peut suffire. Mais quelle que soit la forme juridique, vous devrez de toute façon conserver toutes les pièces justificatives (factures, quittances, relevés bancaires) durant dix ans.

Logiciel comptable ou fiduciaire : choisir sa solution

Deux grandes possibilités s’offrent à vous :

1. Faire votre comptabilité en interne

Vous pouvez adopter un logiciel adapté aux PME suisses (ex. Bexio, Winbiz, Crésus) qui automatise des tâches comme la saisie de factures ou la déclaration TVA. Cela exige un minimum de compétences comptables, mais vous gagnez en réactivité, surtout si vous aimez avoir une vision permanente de vos finances.

2. Déléguer la gestion à une fiduciaire

Dans ce cas, un professionnel s’occupe de la saisie, de la préparation du bilan et de la déclaration fiscale, allégeant ainsi votre charge administrative. Il pourra en outre vous conseiller pour optimiser la structure financière ou répondre aux exigences légales (p. ex. normes Swiss GAAP RPC pour les entreprises de taille plus importante).

Le choix de la fiduciaire dépend souvent du budget dont vous disposez et de la complexité de vos opérations. Il n’y a pas de réponse universelle, mais la règle d’or consiste à ne jamais négliger la partie comptable, car une gestion floue des comptes peut rapidement conduire à des ennuis (contrôle fiscal, problèmes de trésorerie, etc.).

La TVA : assujettissement obligatoire ou volontaire

L’assujettissement à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) devient obligatoire pour les entreprises réalisant plus de 100’000.- CHF de chiffre d’affaires par an. Si vous prévoyez d’atteindre ce seuil dès votre première année d’activité, vous devez vous annoncer auprès de l’AFC (Administration fédérale des contributions).

Toutefois, même si vous anticipez un CA inférieur, il peut être intéressant de vous assujettir volontairement, surtout si vous investissez beaucoup au démarrage.

En étant assujetti, vous récupérez la TVA payée sur vos achats (immobilisations, matériel, etc.), ce qui peut engendrer une économie significative. En contrepartie, vous devrez facturer la TVA à vos clients et établir des décomptes (généralement trimestriels) pour la reverser à l’AFC.

Exemple :

Supposons que vous lanciez une start-up technologique et que vous achetiez du matériel pour 50’000.- CHF. Au taux de 8,1 %, la TVA s’élève à 3’850.- CHF. Si vous êtes assujetti, vous pourrez déduire ce montant de votre TVA due. Si vous n’êtes pas assujetti, vous supporterez ces 3’850.- CHF comme une charge non récupérable.

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Premier contrat de travail : ne pas négliger la conformité

L’embauche d’un salarié en Suisse implique de nombreuses obligations. Assurez-vous que vos contrats respectent les conventions et réglementations en vigueur pour démarrer sur de bonnes bases.

Vérifier l’existence d’une Convention Collective de Travail (CCT)

Avant même de rédiger un contrat, il est important de vérifier si votre secteur ou votre canton de domiciliation n’est pas soumis à une CCT (Convention Collective de Travail) de force obligatoire. Par exemple :

• CCT du bâtiment, pour le gros œuvre et la construction.
• CCT dans certains métiers de la restauration, avec des règles sur les horaires et la rémunération.

Si votre entreprise opère dans un domaine régi par une CCT, vous devez impérativement la respecter (salaire minimum, nombre d’heures hebdomadaires, indemnités, congés, etc.), sous peine de sanctions. La plateforme ch.ch recense les principales CCT et vous guide dans vos démarches.

Notez aussi que certains cantons (comme Genève) ont instauré un salaire minimum légal (actuellement autour de 24.- CHF/heure) pour l’ensemble des employés.

Rédiger un contrat de travail complet

Un contrat de travail doit mentionner au minimum :

• L’identification de l’employeur et de l’employé.
• La description du poste et le lieu de travail.
• Le taux d’occupation (p. ex. 100 % ou un nombre d’heures hebdomadaires).
• Le salaire et les éventuelles indemnités (13eme salaire, primes, etc.).
• La durée du contrat (CDD ou CDI) et le délai de congé.
• Les obligations et droits spécifiques (p. ex. clause de confidentialité).

La loi suisse offre une marge de manœuvre conséquente, mais certains domaines sont strictement réglementés. Pour un document sur mesure, vous pouvez vous adresser à un professionnel ou acquérir un modèle annoté qui vous permettra de comprendre chaque clause.

Cela vous évitera des litiges sur des points tels que la période d’essai, la durée maximale de travail par semaine ou la question du 13e salaire.

Protection de la marque : sécuriser votre image et votre nom

Votre marque est l’identité de votre entreprise. Découvrez pourquoi et comment la protéger efficacement pour garantir votre avantage compétitif.

Pourquoi protéger sa marque ?

Une marque (nom, logo, slogan) constitue la porte d’entrée vers votre entreprise. Elle témoigne de votre identité sur le marché et incarne votre notoriété. En Suisse, bien que l’enregistrement ne soit pas obligatoire, il reste vivement conseillé.

En effet, si vous lancez une gamme de produits ou un service novateur et que votre marque n’est pas enregistrée, un concurrent peu scrupuleux pourrait se l’approprier, entraînant une concurrence déloyale et semant la confusion chez vos clients.

Les étapes de l’enregistrement

• Recherche d’antériorité : avant de déposer, vérifiez sur la base de l’IPI (Institut Fédéral de la Propriété Intellectuelle) qu’aucune marque identique ou trop proche n’existe déjà dans votre secteur d’activité.
• Choix des classes de protection : les marques sont classées selon la Classification de Nice. Vous devez sélectionner les classes correspondant à votre champ d’activité (p. ex. classes liées à la restauration, au textile, aux services informatiques, etc.).
• Dépôt en ligne ou via un formulaire : sur le site de l’IPI, vous pouvez effectuer une demande nationale (valable uniquement en Suisse) ou internationale (via le système de Madrid) si vous visez plusieurs pays.
• Examen par l’IPI : l’institut vérifie si votre marque respecte les critères légaux (pas de signe trompeur, pas de mention générique, etc.) et vous demande, le cas échéant, des ajustements.
• Enregistrement : Si tout est en ordre, votre marque est officiellement enregistrée pour 10 ans, renouvelable.

Les coûts et la portée territoriale

Les frais dépendent du nombre de classes sélectionnées et du périmètre géographique visé. Protéger un nom dans plusieurs pays peut vite coûter cher. Il est donc stratégique d’anticiper vos ambitions. Si votre marché est exclusivement suisse, un dépôt national suffit.

Si vous prévoyez d’exporter vers l’Europe ou d’autres continents, une protection élargie vous mettra à l’abri des contrefaçons ou des utilisations abusives.