Les procédures administratives pour la création d’une entreprise

Vous projetez de lancer votre activité en Suisse ? Les étapes administratives sont parfois complexes, qu’il s’agisse de se déclarer en raison individuelle, de constituer une SARL ou de créer une SA. De la rédaction des statuts à l’inscription au registre du commerce, en passant par l’affiliation à la caisse de compensation (AVS) et l’obtention de certaines autorisations, chaque forme juridique implique des démarches précises.

Dans cet article Entrependre.ch, vous propose un guide complet pour comprendre les formalités incontournables lors de la création de votre entreprise. Les enjeux sont multiples : respecter la réglementation, protéger votre activité, et éviter les mauvaises surprises ou retards administratifs. Grâce à ce tour d’horizon, vous aurez toutes les clés en main pour bâtir votre projet entrepreneurial sur des bases solides.

Les différents statuts pour entreprendre en Suisse

Avant d’entrer dans le vif du sujet (les procédures), il est essentiel de définir quel statut est le plus adapté à votre activité, à vos ambitions et à votre budget.

Les formes juridiques couramment choisies sont :

• La raison individuelle, souvent prisée par les indépendants ou freelances qui se lancent seuls.
• La société en nom collectif, regroupant plusieurs personnes physiques (associés) responsables sur leur patrimoine personnel.
• La SARL (Société à Responsabilité Limitée), un statut flexible où la responsabilité est limitée au capital social.
• La SA (Société Anonyme), privilégiée pour les projets à capital plus important ou destinés à accueillir des actionnaires multiples.

Chacune de ces entités obéit à des règles spécifiques quant à l’inscription au registre du commerce, au montant de capital requis et aux obligations comptables.

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Procédures pour une entreprise individuelle (raison individuelle)

La raison individuelle est une option simple et accessible pour démarrer une activité, mais il est essentiel de bien comprendre les démarches administratives et les coûts nécessaires à sa création.

Définition et caractéristiques

La raison individuelle s’adresse aux indépendants qui veulent exercer sous leur propre nom. La responsabilité est illimitée : en cas de dettes, votre patrimoine privé peut être engagé. Ce statut exige moins de formalisme qu’une Sàrl ou une SA, et les coûts de création sont moindres.

Toutefois, au-delà d’un certain chiffre d’affaires (100’000.- CHF/an), l’inscription au registre du commerce devient obligatoire.

Affiliation à une caisse de compensation AVS

Pour débuter légalement votre activité, il est impératif de vous faire reconnaître comme indépendant auprès d’une caisse de compensation. Vous devrez leur transmettre des preuves (factures, mandats, contrats) montrant la pluralité de vos clients. Sans cela, il vous serait reproché de n’avoir qu’un « unique donneur d’ordre », vous plaçant de fait en situation de salarié dépendant.

Une fois validé comme « indépendant », vous devrez cotiser à l’AVS/AI/APG et régler des charges sociales (proportionnelles à votre revenu). Si votre chiffre d’affaires annuel dépasse 100’000.- CHF, vous devrez :

• Vous inscrire au registre du commerce : ce qui officialise votre raison de commerce et la rend publique.
• Vous annoncer pour la TVA : hormis si vous décidez de le faire volontairement avant d’atteindre ce palier pour récupérer l’impôt préalable.

Activités soumises à autorisation

Certains métiers sont soumis à des autorisations ou à des règles spécifiques (p. ex. professions médicales, guides de montagne, certains domaines de la sécurité, etc.). Pensez à vous renseigner auprès de votre police cantonale du commerce pour vérifier si votre secteur est concerné, et quelles étapes supplémentaires sont requises (diplômes, licences, etc.).

Coûts estimatifs

• Affiliation AVS : gratuite, hormis les cotisations annuelles.
• Inscription au registre du commerce : environ 240.- CHF à 300.- CHF, selon le canton (non obligatoire en-dessous de 100’000.- CHF de CA, mais possible sur une base volontaire).

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Les sociétés de personnes : la société en nom collectif

La société en nom collectif offre une structure idéale pour les entrepreneurs souhaitant collaborer tout en partageant responsabilités et décisions.

Fonctionnement et inscription

La société en nom collectif (SNC) réunit plusieurs personnes qui exercent ensemble, chacune engageant sa responsabilité indéfiniment et solidairement. Une SNC doit obligatoirement s’inscrire au registre du commerce, même si votre chiffre d’affaires est inférieur à 100’000.- CHF. Les associés s’entendent sur un contrat qui définit le partage des bénéfices, les modalités de gestion, etc.

Procédures administratives

• Signature d’un contrat de société : il n’y a pas de forme légale stricte, mais un écrit détaillant les droits et obligations de chaque associé est fortement recommandé.
• Inscription au registre du commerce : nécessaire pour l’existence légale de la SNC.
• Affiliation AVS : chaque associé doit être reconnu comme indépendant et cotiser en conséquence.
• Assurances facultatives : RC professionnelle, indemnité journalière maladie, etc. Le caractère obligatoire ou non dépend du nombre d’associés et de salariés.

Coûts indicatifs

• Frais d’inscription au registre du commerce : varient selon le canton, généralement entre 600.- CHF et 900.- CHF pour une SNC.
• Aide d’un notaire ou juriste : non obligatoire, mais conseillée si vous voulez clarifier certains points (ex. clause de sortie d’un associé).

Procédures pour la création d’une Sàrl ou d’une SA

Créer une Sàrl ou une SA requiert des formalités spécifiques, mais ces structures permettent une séparation claire entre le patrimoine personnel et celui de l’entreprise.

Rédaction des statuts : “l’acte de naissance”

Pour constituer une SARL ou une SA, vous devez d’abord rédiger les statuts de la future société.

Ces statuts précisent :

• La dénomination sociale
• Le siège
• L’objet (activités principales)
• Le capital (minimum 20’000.- CHF pour la Sàrl, 100’000.- CHF pour la SA)
• La répartition des parts ou actions
• Les règles de gestion (ex. convocation de l’Assemblée générale)

Souvent, un notaire ou un avocat s’occupe de cette rédaction, pour garantir la conformité avec le Code des obligations. Vous pouvez aussi passer par des plateformes en ligne, comme Entreprendre.ch, qui proposent des formules standardisées personnalisables.

Compte de consignation : libérer le capital

Une fois que la version provisoire des statuts est prête, vous ouvrez un compte de consignation dans une banque suisse pour y déposer :

• Au moins 20’000.- CHF pour la Sàrl (et 50 % du montant total si vous prévoyez un capital plus élevé).
• Au moins 50’000.- CHF pour la SA si vous optez pour une libération partielle (50 %), ou 100’000.- CHF si vous libérez la totalité dès le départ.

La banque vous remettra une attestation confirmant que le capital est bloqué jusqu’à l’inscription de la société au registre du commerce.

Assemblée constitutive devant notaire

Vous convoquez ensuite les fondateurs (associés Sàrl ou actionnaires SA) pour l’Assemblée générale constitutive. Cette réunion, souvent tenue en présence d’un notaire, officialise :

• L’approbation des statuts définitifs.
• La nomination des organes (gérants pour la Sàrl, conseil d’administration pour la SA).
• L’affirmation de la libération du capital.

Le notaire dresse un acte authentique (procès-verbal de constitution) qu’il transmettra, avec les statuts, au registre du commerce.

Inscription au registre du commerce

C’est l’étape-clé qui donne vie à votre entité juridique. Dès que le registre du commerce enregistre la société, celle-ci dispose de la personnalité morale. Le compte de consignation est alors libéré, permettant à la société d’utiliser les fonds pour démarrer son activité.

Affiliation AVS et assurances obligatoires

Avant d’embaucher votre premier employé, la nouvelle société (Sàrl ou SA) doit s’affilier à une caisse de compensation AVS et conclure les assurances sociales obligatoires (accident, prévoyance professionnelle si le salaire annuel dépasse ~22’050  CHF, etc.). Les dirigeants exerçant comme salariés de leur propre entreprise se verront également prélever les charges sociales en tant qu’employés.

Coûts estimatifs

• Notaire : selon le canton, comptez entre 1’000 et 3’000.- CHF pour la constitution de base, hors frais de conseil.
• Inscription au registre du commerce : entre 600 et 900.- CHF, variables selon la complexité et la localisation.
• Plateformes spécialisées : peuvent proposer des formules globales, autour de 500.- CHF pour l’accompagnement en ligne, plus les frais administratifs (notaire, registre).
• Banque : aucun coût pour l’ouverture du compte de consignation, mais attention aux frais de tenue de compte éventuels.

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Les démarches administratives complémentaires

Certaines démarches supplémentaires, comme l’inscription à la TVA ou les autorisations spécifiques, sont indispensables pour sécuriser et développer votre activité.

Inscription à la TVA (facultative ou obligatoire)

Dès lors que vous prévoyez un chiffre d’affaires supérieur à 100’000.- CHF par an, l’assujettissement à la TVA devient obligatoire. Vous devez alors :

• Vous annoncer à l’Administration fédérale des contributions (AFC).
• Facturer la TVA à vos clients et reverser régulièrement les sommes perçues, après déduction de l’impôt préalable.

En-dessous de ce seuil, vous pouvez choisir de vous assujettir volontairement, notamment si vous réalisez des investissements importants (machines, matériel…), pour récupérer la TVA payée en amont.

Autorisations et licences sectorielles

Selon le domaine d’activité, certaines autorisations (cantonales ou fédérales) peuvent être requises.

Exemples :

• Hôtellerie-restauration : permis d’exploitation, respect des normes sanitaires.
• Artisanat alimentaire : obligations HACCP.
• Médecines douces : reconnaissance possible ou exigée par certaines caisses maladie.

Renseignez-vous auprès de la police du commerce ou de l’office cantonal compétent pour éviter tout problème légal.

Registre des étrangers et permis de travail

Si vous comptez employer des personnes d’origine étrangère, vous devrez vérifier les règles relatives aux permis de travail (B, L, G, etc.). Les demandes se font auprès des autorités cantonales de la population et des migrations, selon la nationalité et la situation de la personne embauchée.

Gérer votre entreprise après la création : points clés

Après la création de votre entreprise, il est crucial de maintenir une gestion rigoureuse et de respecter vos obligations comptables et fiscales pour garantir sa pérennité et son succès.

Tenue de la comptabilité et obligations fiscales

Que vous soyez en raison individuelle ou en Sàrl/SA, vous devrez :

• Tenir une comptabilité conforme au Code des obligations.
• Établir, chaque année, un compte de résultat et un bilan.
• Remplir la déclaration d’impôts de la société (ou en tant qu’indépendant, si vous êtes en raison individuelle).

En SARL ou SA, la révision (contrôle restreint ou ordinaire) peut être obligatoire, selon le nombre d’employés et les seuils de chiffre d’affaires et de bilan.

Contrats de travail, conventions collectives

En embauchant, veillez à rédiger un contrat de travail en bonne et due forme, en tenant compte des éventuelles conventions collectives (CCT) applicables à votre secteur. Certains cantons (comme Genève) imposent un salaire minimum.

Assurance RC professionnelle et autres couvertures

Il est parfois judicieux de souscrire une assurance Responsabilité Civile professionnelle, voire une assurance perte d’exploitation ou indemnité journalière en cas de maladie. Le coût varie selon le domaine (risques d’erreurs, dommages à la clientèle, etc.). Veillez à bien lire les conditions générales pour éviter les zones d’ombre.

Combien coûte la création d’une entreprise en Suisse ?

Évaluer les coûts liés à la création d’une entreprise est une étape importante pour préparer son budget et éviter les surprises financières.

Il est difficile de donner un montant précis, car le coût global dépendra de :

• La forme juridique choisie : une raison individuelle est moins chère qu’une SA.
• Le canton de constitution : certains cantons sont plus coûteux en frais de notaire ou d’enregistrement.
• Les honoraires de vos conseillers : fiduciaire, avocat, etc.
• Les assurances obligatoires ou facultatives : en fonction du nombre d’employés et de l’activité.

À titre indicatif, pour une Sàrl ou une SA :

• Frais de notaire : 490.- CHF pour une SARL ou 590.- CHF pour une SA avec Entreprendre.ch.
• Droits d’inscription au registre du commerce : 600 à 900.- CHF.
• Services de conseil ou plateformes en ligne : 300 à 1’000.- CHF selon la formule choisie.

Additionnez à cela les éventuelles démarches annexes (autorisation sectorielle, etc.). L’investissement initial global peut donc osciller entre 2’000 et 6’000.- CHF, sans compter le capital social à déposer.